Apps

Apps arbeiten mit den Daten eures Vereins, etwa für Türschlösser, Flutlicht oder die Buchhaltung. Eine App bekommt genau die Rechte, denen du bei der Installation zustimmst, und du kannst sie jederzeit pausieren oder entfernen.

Es gibt zwei Arten:

• Vereins-Apps installierst du hier für den ganzen Verein.
• Mitglieder-Apps verbinden Mitglieder mit ihrem eigenen Konto, etwa für den Kalender. Welche davon erlaubt sind, legst du unter Admin → Apps → Einstellungen fest, siehe Mitglieder-Apps.

Wer darf was?

Die Rolle Administrator hat beide Rechte. Anderen Rollen gibst du sie unter Admin → Rollen und Gruppen. Wer eine App installiert oder einem Update mit neuen Rechten zustimmt, muss alle Rechte, die die App bekommt, selbst haben. Danach gehört die Installation dem Verein: Wechselt die Person ihre Rolle oder verlässt den Verein, läuft die App weiter.

Woher Apps kommen

Unter Admin → Apps → App hinzufügen findest du alle Apps, die du installieren kannst, mit Suche und Filter nach Kategorie:

• Für euren Verein freigeschaltet: Apps, die ein Anbieter oder CheckCourt gezielt für euch freigeschaltet hat, meist über einen Installationslink.
• Marktplatz: Von CheckCourt geprüfte Apps, die jeder Verein installieren kann.

Oben suchst du mit Apps durchsuchen und filterst nach Kategorie. Jede App zeigt Details und, wenn du sie installieren darfst, Installieren. Bereits installierte Apps tragen Installiert.

Ein Klick auf Details öffnet die Seite der App, aufgebaut wie in einem App-Store: Beschreibung und Screenshots, daneben Anbieter mit Datenschutzerklärung und Hilfe, Version, Datum der letzten Aktualisierung und Preis. Darunter steht, was die App darf und tut:

• Diese Rechte bekommt die App im Verein
• Das darf die App im Namen eines Mitglieds, wenn Mitglieder ihr Konto verbinden
• Mitgliederkonten: ob Mitglieder ihr Konto verbinden können oder müssen
• Die App wird benachrichtigt, wenn: die Ereignisse, die die App bekommt
• Hier erscheint die App in CheckCourt
• Datenverarbeitung: welche Daten die App wofür verarbeitet, wo sie gespeichert werden und ob ihr einen Auftragsverarbeitungsvertrag abschließt

Hinweise an Apps

App installieren

Installationslinks

Manche Apps bekommt ihr nicht aus dem Marktplatz, sondern direkt vom Anbieter, etwa als Pilotverein. Der Anbieter schickt dir dann einen Link der Form https://app.checkcourt.de/admin/apps/link/….

1. Öffne den Link. Du musst angemeldet sein und Apps verwalten dürfen.
2. Prüfe Anbieter, Rechte und Datenverarbeitung.
3. Klicke auf Für unseren Verein freischalten und installieren. Danach öffnet sich der Installationsdialog wie oben.

Ist es eine reine Mitglieder-App, wird sie nicht für den Verein installiert. Du schaltest sie mit Für unseren Verein freischalten frei und erlaubst sie mit Für Mitglieder freigeben für eure Mitglieder. Über Mitglieder-Apps verwalten kommst du danach zu den App-Einstellungen.

Ist die App schon installiert, steht beim Link Bereits installiert.

Steht beim Link Vorabversion, nicht von CheckCourt geprüft, bekommt ihr jede neue Version des Anbieters sofort, auch bevor CheckCourt sie geprüft hat. Das ist für Testvereine gedacht. Nimm einen solchen Link nur an, wenn ihr das mit dem Anbieter so vereinbart habt.

Zeigt der Link „Dieser Link ist ungültig oder abgelaufen“, bitte den Anbieter um einen neuen.

Installierte Apps

Unter Admin → Apps siehst du jede installierte App mit Anbieter, Version, Anzahl der Rechte und Status. Wartet eine neue Version, steht das mit dabei.

Hat CheckCourt eine App gesperrt oder ist sie wegen einer offenen Zahlung gestoppt, steht das ebenfalls in der Liste. Die App hat dann keinen Zugriff auf eure Daten.

Oben auf der Seite führt Einstellungen zu den App-Einstellungen, in denen du die Mitglieder-Apps festlegst. Ganz unten steht Individuelle Integration gewünscht?: Fehlt euch eine Anbindung an eure Software oder Hardware, etwa für die Zutrittskontrolle oder die Buchhaltung, schreibst du uns über Integration anfragen.

Die Seite einer installierten App

Ein Klick auf eine App öffnet ihre Seite. Oben stehen Name, Anbieter und Status, daneben Pausieren und das Menü Weitere Aktionen mit Entfernen. Mit Alle Apps kehrst du zur Liste zurück.

Darunter fasst eine Leiste die wichtigsten Fakten zusammen:

• Version: ob die App aktuell ist oder eine neue Version verfügbar ist
• Rechte: wie viele Rechte die App hat und in wie vielen Bereichen
• Speicherort: EU oder außerhalb der EU, mit der Zahl der Datenarten
• Benachrichtigungen: wie viele Nachrichten die App in 30 Tagen geschickt hat, nur bei Apps, die Benachrichtigungen schicken dürfen
• Installiert: wann und von wem

Danach folgen diese Bereiche:

• Rechte: was die App darf, als Kachel pro Bereich. Mit Details öffnest du die ausführliche Erklärung jedes Rechts.
• Datenverarbeitung: Zweck, verarbeitete Daten, Speicherort und gegebenenfalls der abgeschlossene AVV mit Datum, Person und einem Link zum Vertrag
• Rechte für Rollen: Rechte, die die App euren Rollen anbietet, siehe Rechte für Rollen
• Einstellungen: hier änderst du die Einstellungen der App mit Einstellungen speichern. Darunter kann die App eine eigene Einstellungsseite zeigen
• Verbindungen: welche Daten die App mit anderen installierten Apps austauschen möchte, siehe Verbindungen zwischen Apps
• Benachrichtigungen, siehe Benachrichtigungen von Apps
• Letzte Aktionen der App: was die App zuletzt in eurem Verein geändert hat. Mit Alle anzeigen siehst du mehr als die letzten fünf.

Rechte für Rollen

Manche Apps bringen eigene Rechte mit, etwa „Rangliste verwalten“. Die Karte Rechte für Rollen auf der Seite der App listet sie mit ihrer Bedeutung. Anfangs haben diese Rechte nur Administratoren. Wer sie außerdem bekommt, legst du unter Rollen und Gruppen fest: Dort erscheint jede solche App unter Installierte Apps als eigener Bereich.

Eine Rolle mit App-Rechten vergeben kann nur, wer diese Rechte selbst hat. Entfernt ihr die App, verschwinden ihre Rechte aus allen Rollen. Bringt eine neue Version ein Recht nicht mehr mit, fällt es ebenfalls weg.

Verbindungen zwischen Apps

Manche Apps ergänzen sich, etwa eine Video-App, die zu einer Buchung einen Videolink ablegt, und eine Belegungs-App, die ihn anzeigen möchte. Apps reden dabei nie direkt miteinander: CheckCourt gibt die Daten weiter, protokolliert das und nur, wenn ihr die Verbindung freigebt.

Auf der Seite einer App siehst du unter Verbindungen, was angefragt ist, zum Beispiel „Belegung Demo möchte von Wingfield lesen: Videolink an Buchungen“, jeweils mit den betroffenen Datenkategorien. Der Bereich erscheint nur, wenn zwei installierte Apps zueinander passen.

• Freigeben zeigt noch einmal, welche Daten weitergegeben werden. Freigegeben wird jeweils eine Richtung: Liest App B von App A, braucht der umgekehrte Weg eine eigene Freigabe. Daten an Objekten und Ereignisse gibst du getrennt frei.
• Widerrufen stoppt die Weitergabe sofort, auch für Ereignisse, die noch unterwegs waren.
• Freigeben und Widerrufen dürfen nur Personen, die Apps verwalten dürfen. Beides steht im Aktivitätsprotokoll.
• Entfernt ihr eine der beiden Apps, verfällt die Freigabe. Werte, die eine App an Buchungen, Plätzen oder Mitgliedern abgelegt hat, löscht CheckCourt mit der App, mit dem Platz oder wenn ein Mitglied den Verein verlässt.

Beide Anbieter verarbeiten die Daten als eure Auftragsverarbeiter. Gebt eine Verbindung nur frei, wenn die empfangende App die Daten für ihren Zweck braucht.

Nur Vereins-Apps können Verbindungen eingehen. Apps, die Mitglieder mit ihrem eigenen Konto verbinden, tauschen keine Daten mit anderen Apps aus.

Wo Apps in CheckCourt erscheinen

Je nach App erscheint sie an diesen Stellen, ohne Namen oder Logo der App, so dass sie sich wie ein Teil von CheckCourt einfügt:

• als Bereich in der Buchungsansicht oder als Schaltfläche an einer Buchung
• als Hinweis beim Buchen, als Hinweis an einem Platz oder als Schaltfläche im Belegungsplan
• als Abschnitt auf der Seite eines Mitglieds oder als Spalte in der Mitgliederliste
• als Abschnitt in den eigenen Einstellungen der Mitglieder
• als Kachel im Dashboard oder am Kiosk-Terminal
• als Eintrag in der Seitenleiste oder als eigene Seite im Menü
• auf ihrer Einstellungsseite unter Admin → Apps

Manche dieser Stellen zeigen eine Seite des Anbieters. Das steht dann dabei.

Welche Stellen eine App nutzt, steht vor der Installation auf ihrer Detailseite unter Hier erscheint die App in CheckCourt. Eine App sieht dabei nur, was die Person, die die Seite öffnet, ohnehin sehen darf.

Pausieren und fortsetzen

Mit Pausieren oben auf der Seite der App stoppst du eine App vorübergehend, etwa während einer Störung beim Anbieter. Die App kann bis zum Fortsetzen keine Vereinsdaten mehr abrufen und bekommt keine Ereignisse. Einstellungen und Rechte bleiben erhalten. Mit Fortsetzen läuft sie wieder. Was in der Zwischenzeit passiert ist, meldet CheckCourt nicht nach, die App gleicht es selbst über die API ab.

Hat ein Mitglied die App mit seinem Konto verknüpft, pausiert diese Verknüpfung mit.

Benachrichtigungen von Apps

Hat eine App das Recht „Benachrichtigungen schicken“, kann sie euren Mitgliedern kurze Nachrichten schicken. CheckCourt stellt sie in CheckCourt und per E-Mail zu, die App erfährt dabei keine Kontaktdaten. Jedes Mitglied kann eine App für sich stummschalten.

Auf der Seite der App zeigt die Karte Benachrichtigungen, wie viele Nachrichten die App in den letzten 30 Tagen geschickt hat, wie viele Mitglieder sie erreicht hat und wie viele davon per E-Mail rausgingen. Mit dem Schalter Benachrichtigungen pausieren stoppst du sofort jede weitere Nachricht dieser App, auch an Mitglieder, die die App mit ihrem Konto verbunden haben. Die Karte zeigt dann, seit wann und von wem pausiert wurde. Der Rest der App läuft weiter. Pausieren und Fortsetzen stehen im Protokoll.

Für die Nachrichten gelten feste Grenzen: höchstens zehn pro Tag an dasselbe Mitglied, höchstens drei davon per E-Mail.

Entfernen

Mit Weitere Aktionen → Entfernen oben auf der Seite der App verliert die App sofort jeden Zugriff, ihre Zugangstokens werden widerrufen. Der Anbieter wird aufgefordert, die Daten eures Vereins zu löschen. Verknüpfungen eurer Mitglieder mit dieser App werden ebenfalls getrennt. Du kannst die App später neu installieren, sie startet dann ohne eure bisherigen Einstellungen.

Updates

Anbieter entwickeln ihre Apps weiter. Was dann passiert, hängt davon ab, ob die neue Version mehr will:

• Ohne neue Rechte aktualisiert CheckCourt die App automatisch. Steht auf ihrer Seite trotzdem einmal „Version … ist verfügbar“, übernimmst du sie mit Jetzt aktualisieren.
• Mit neuen Rechten, neuen Ereignissen, neuen Datenkategorien, neuen Stellen in der Oberfläche, einem Speicherort außerhalb der EU oder einem neu nötigen AVV erscheint auf der Seite der App „Neue Version braucht deine Zustimmung“. Die Liste zeigt genau, was die neue Version zusätzlich möchte. Mit Zustimmen und aktualisieren übernimmst du sie, gegebenenfalls mit neuen Einstellungen und dem AVV. Bis dahin läuft die App mit ihren bisherigen Rechten weiter.

Apps aus dem Marktplatz bekommen nur Versionen, die CheckCourt geprüft hat.

Protokoll

Installieren, Pausieren, Fortsetzen, Aktualisieren, Entfernen sowie das Freigeben und Widerrufen von Verbindungen stehen im Aktivitätsprotokoll, mit der Person, die es getan hat. Alles, was eine App selbst ändert, erscheint dort als „Name der App (App)“. Was eine Mitglieder-App im Auftrag eines Mitglieds tut, erscheint als „Name des Mitglieds über Name der App“.