Rollen und Gruppen

Mit Rollen legst du fest, wer im Verein was darf. Rollen und Gruppen sind dasselbe: Eine Rolle kann Rechte mitbringen, etwa für den Platzwart, oder nur Mitglieder zusammenfassen, etwa „Jugend“ oder „Senioren 50+“. Eine solche Gruppe ohne zusätzliche Rechte kannst du trotzdem nutzen, zum Beispiel als Bedingung in den Buchungsrichtlinien.

Du findest den Bereich unter Admin → Rollen und Gruppen oder in der Mitgliederverwaltung über die Schaltfläche Rollen und Gruppen. Sehen kann ihn, wer Rollen und Gruppen lesen darf. Ändern kann sie nur, wer sie verwalten darf.

Wie Rechte zusammenkommen

Jeder Verein startet mit drei Rollen:

• Administrator hat alle Rechte im Verein, auch in Bereichen, die später dazukommen. Diese Rolle lässt sich nicht einschränken und nicht löschen.
• Trainer darf eigene Trainingszeiten blockieren. Du kannst die Rolle anpassen oder löschen.
• Mitglied gilt automatisch für alle Mitglieder des Vereins. Du weist sie niemandem zu und kannst sie nicht löschen.

Dazu kommen die Rollen, die dein Verein selbst anlegt. Die Rechte einer Person sind die Rechte von Mitglied plus die Rechte aller Rollen, die sie hat. Eine Rolle kann also nur Rechte hinzufügen, nie wegnehmen. Was du Mitglied gibst, darf jedes Mitglied.

Die Rollenliste

Links steht die Liste aller Rollen mit der Zahl ihrer Mitglieder. Administrator steht immer ganz oben, Mitglied immer ganz unten. Dazwischen bestimmt die Reihenfolge den Rang der Rollen. Der Rang entscheidet, wer welche Rollen ändern und vergeben darf (siehe Wer was ändern darf).

• Verschieben: Ziehe eine Rolle am Griff links neben dem Namen an eine andere Stelle. Alternativ wählst du im Menü … der Rolle Nach oben oder Nach unten. Die neue Reihenfolge wird sofort gespeichert.
• Löschen: Wähle im Menü … der Rolle Rolle löschen. Wer die Rolle hatte, verliert ihre Rechte, und Buchungsrichtlinien mit dieser Rolle als Bedingung greifen für diese Personen nicht mehr.

Rolle anlegen

Klicke unter der Liste auf Rolle anlegen und wähle:

• Leere Rolle: eine Rolle namens „Neue Rolle“ ohne zusätzliche Rechte.
• eine Vorlage mit passenden Rechten: Vorstand, Kassenwart, Sportwart, Platzwart, Jugendwart oder Pressewart. Die Vorlage Vorstand bekommt in jedem Bereich die höchste Stufe, außer beim Verwalten von Rollen, API-Schlüsseln, Webhooks, Apps, CheckCourt-Abo und Datenschutz. Das bleibt beim Administrator.

Fehlen dir selbst Rechte, die eine Vorlage enthält, ist sie ausgegraut und zeigt „Dir fehlen Rechte für …“. Eine neue Rolle steht in der Liste direkt über Mitglied. Danach öffnet sich die Rolle, und du kannst sie benennen und einstellen.

Rolle bearbeiten

Ein Klick auf eine Rolle öffnet sie. Änderungen an Anzeige und Berechtigungen speicherst du gemeinsam: Sobald du etwas änderst, erscheint unten die Leiste „Du hast ungespeicherte Änderungen“ mit Zurücksetzen und Speichern. Solange sie offen ist, kannst du die Seite nicht verlassen, ohne zu speichern oder zu verwerfen.

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• Name und Beschreibung der Rolle
• Farbe: erscheint als Punkt neben der Rolle
• Im Verein sichtbar: Die Rolle erscheint dann für alle neben den Namen ihrer Mitglieder. Neue Rollen sind zunächst nicht sichtbar.

Berechtigungen

Die Rechte sind nach Bereichen geordnet. Für jeden Bereich wählst du eine Stufe: Kein Zugriff, Lesen, Bearbeiten oder Verwalten. Nicht jeder Bereich hat alle Stufen. Unter dem Bereich steht in einem Satz, was die gewählte Stufe erlaubt.

Bereiche zu Zusatzfeatures erscheinen nur, wenn das Feature für euren Verein freigeschaltet ist: Platzanordnung und Werbebanner, Mein Verein, Arbeitsstunden, Website-Einbindung, API-Schlüssel und Webhooks.

Unverändert bei eigenen Rollen. Bei allen Rollen außer Mitglied heißt die unterste Stufe Unverändert. Darunter steht zum Beispiel „Keine zusätzlichen Rechte. Wie alle Mitglieder: Lesen.“ Das heißt: Die Rolle ändert in diesem Bereich nichts, ihre Mitglieder haben dort genau die Rechte, die jedes Mitglied hat. Eine Gruppe, die überall auf Unverändert steht, ändert also an den Rechten ihrer Mitglieder nichts. Sie ordnet sie nur zu.

Erweitert. Besteht ein Bereich aus mehreren Einzelrechten, öffnest du mit Erweitert die Liste dieser Rechte und schaltest sie einzeln. Schaltest du ein Recht ein, kommen Rechte dazu, ohne die es nicht funktioniert. Schaltest du eines aus, fallen Rechte weg, die darauf aufbauen. Passt die Auswahl zu keiner Stufe, steht am Bereich Angepasst und darunter „Einzeln festgelegt: …“ mit den gewählten Rechten.

Rechte aus Apps. Manche installierten Apps bringen eigene Rechte mit, zum Beispiel „Rangliste verwalten“. Jede solche App erscheint unter der Überschrift Installierte Apps als eigener Bereich mit ihrem Namen, im Editor wie in der Rollenübersicht. Du wählst Alle Rechte, bei einer App mit nur einem Recht Erlaubt. Die unterste Stufe heißt wie bei den anderen Bereichen Unverändert, nur bei der Rolle Mitglied Kein Zugriff. Bietet die App mehrere Rechte an, schaltest du sie mit Erweitert einzeln. Sie hängen nicht voneinander ab.

Anfangs haben nur Administratoren die Rechte einer App. Gibst du ein Recht der Rolle Mitglied, hat es jedes Mitglied. Entfernt ihr die App, verschwinden ihre Rechte aus allen Rollen. Welche Rechte eine App anbietet, siehst du auf ihrer Seite unter Admin → Apps in der Karte Rechte für Rollen.

Nur eigene Rechte vergeben. Bist du nicht Administrator, steht über den Bereichen „Du kannst nur Rechte vergeben, die du selbst hast.“ Stufen und Einzelrechte, für die dir Rechte fehlen, sind ausgegraut. Das gilt auch fürs Entziehen.

Rolle Mitglied. Hier steht „Was hier freigegeben ist, darf jedes Mitglied des Vereins.“ Hast du die Rechte von Mitglied geändert, setzt Auf Standard zurücksetzen sie auf die Rechte zurück, mit denen ein neuer Verein startet. Das gilt sofort für jedes Mitglied. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn die Rechte vom Standard abweichen. Hast du ungespeicherte Änderungen, speichere oder verwirf sie zuerst.

Rolle Administrator. Statt der Bereiche steht hier nur der Hinweis, dass Administratoren alle Rechte haben.

Mitglieder

Unter Mitglieder siehst du, wer die Rolle hat.

• Mitglied hinzufügen: Suche nach Name, E-Mail oder Mitgliedsnummer (mindestens zwei Zeichen) und klicke auf die Person.
• Entfernen: Klicke neben der Person auf das X.

Bei der Rolle Mitglied steht stattdessen, dass sie automatisch für alle Mitglieder des Vereins gilt. Rollen einer einzelnen Person änderst du auch auf ihrer Seite in der Mitgliederverwaltung.

Soll-Stunden

Ist das Zusatzfeature Arbeitsstunden aktiv und darfst du Arbeitsstunden verwalten, hat jede Rolle außer Mitglied den Abschnitt Soll-Stunden. Ein Soll hier ersetzt das Vereins-Soll für alle Mitglieder der Rolle ab dem gewählten Jahr. Hat jemand mehrere Rollen mit eigenem Soll, gilt das niedrigste.

Rolle löschen

Unten auf der Seite steht Rolle löschen, sofern du die Rolle löschen darfst. Administrator und Mitglied lassen sich nicht löschen.

Wer was ändern darf

Wer Rollen und Gruppen verwalten darf, kann trotzdem nicht alles ändern. Es gilt die eigene höchste Rolle:

• Du bearbeitest, verschiebst, vergibst und entziehst nur Rollen, die unter deiner höchsten Rolle stehen.
• Du änderst die Rollen nur von Mitgliedern, deren höchste Rolle unter deiner liegt.
• Eine Rolle vergeben kannst du nur, wenn du alle ihre Rechte selbst hast, auch die Rechte aus installierten Apps. Rollen, die du nicht vergeben darfst, erscheinen beim Mitglied und beim Einladen gar nicht erst in der Auswahl. Entziehen darfst du eine Rolle auch ohne ihre Rechte, wenn sie unter deiner höchsten Rolle steht.
• Die Rolle Administrator ändern, vergeben und entziehen nur Administratoren.
• Mindestens eine Person muss Administrator bleiben. Hat nur noch eine Person die Rolle, steht dort „… bleibt Administrator, weil der Verein mindestens einen braucht.“

Rollen, die du nicht ändern darfst, siehst du nur zum Lesen. Administratoren gelten diese Grenzen nicht.

Rollenübersicht

Oben rechts wechselst du zwischen Rollen und Übersicht. Die Übersicht zeigt alle Rollen als Spalten und alle Bereiche als Zeilen, mit der jeweiligen Stufe. So vergleichst du Rollen auf einen Blick.

• Ein Klick auf eine Zelle öffnet die Auswahl der Stufen. Die Änderung wird sofort gespeichert, ohne Speichern-Schaltfläche.
• Ein Klick auf den Namen einer Rolle im Spaltenkopf öffnet die Rolle.
• Bei Administrator steht überall Alle. Rollen, die du nicht ändern darfst, zeigen ihre Stufe nur als Text.
• Rechte aus installierten Apps stehen unten unter Installierte Apps, eine Zeile pro App.

Auf dem Smartphone wählst du oben eine Rolle aus und siehst ihre Bereiche untereinander.

Ansicht als Rolle

Mit Ansicht als Rolle oben auf der Seite einer Rolle siehst du CheckCourt so, wie es jemand mit dieser Rolle sieht: mit den Rechten von Mitglied plus dieser Rolle. So prüfst du, ob eine neue Rolle die richtigen Menüpunkte und Seiten freigibt, auch die Menüpunkte des Vereins, die nur für bestimmte Rollen sichtbar sind. Die Schaltfläche gibt es bei allen Rollen außer Administrator, und nur für Personen, die Rollen verwalten dürfen. Hast du ungespeicherte Änderungen, speichere sie zuerst.

Während der Vorschau steht oben der Hinweis „Du siehst CheckCourt gerade mit den Rechten der Rolle …“. Auch Buchungsrichtlinien greifen dann so, als hättest du nur diese Rolle. Die Vorschau beginnt auf der Übersicht. Du bekommst in der Vorschau nie mehr Rechte, als du selbst hast. Mit Vorschau beenden kehrst du zur Rolle zurück. Spätestens nach acht Stunden endet die Vorschau von selbst.

Typische Beispiele

• Platzwart: Lege die Rolle aus der Vorlage Platzwart an. Sie hat Plätze auf Bearbeiten (Plätze anlegen, ändern und sperren), Buchungen auf Verwalten und, falls freigeschaltet, Platzanordnung und Werbebanner auf Bearbeiten.
• Kassenwart: Die Vorlage Kassenwart setzt Mitgliedergebühren auf Bearbeiten (Gebühren als bezahlt verbuchen), CheckCourt-Abo und Auswertungen auf Lesen und gibt Einblick in die Mitgliederdaten.
• Jugend als reine Gruppe: Lege eine leere Rolle „Jugend“ an, lass alle Bereiche auf Unverändert und füge die Jugendlichen als Mitglieder hinzu. An ihren Rechten ändert das nichts. In den Buchungsrichtlinien wählst du die Gruppe dann unter Rollen und Gruppen als Bedingung, etwa für eigene Trainingszeiten oder ein anderes Vorausbuchungsfenster.

Feedback

Oben rechts auf der Seite führt Feedback zu einem kurzen Formular. Dort kannst du uns sagen, was dir bei Rollen und Gruppen fehlt oder unklar ist.